ניהול כספים - מה התועלות במיקור חוץ?

הניסיון המעשי עושה את ההבדל! לאובליסק צוות מקצועי אשר רכש ידע וניסיון רב בעקבות פעילות רבת שנים במסגרת עסקים בינונים וגדולים כמומחים חיצוניים במסגרת מיקור חוץ - Outsourcing.

היתרונות המשמעותיים בניהול כספים במסגרת מיקור חוץ: 
• בשכירת שירותיהם של מומחה חיצוני אין הוצאות שכר קבועות ויחסי עובד-מעביד על כל המשתמע מכך.
• עבודתו של מומחה חיצוני מוגדרת ונמדדת על בסיס תפוקות ותוצאות. התשלום מתבצע עבור עבודה בפועל.
• שכירת ידע של מומחה חיצוני מאפשרת קיצור דרך משמעותי ומניעת שגיאות קריטיות שעלולות להסב נזק לעסק.

משרת ניהול כספים היא משרת מפתח בכל ארגון, הדורשת אחריות, נאמנות (לבעלים, למנכ"ל, לחברה), מקצועיות, ידע וקשר שוטף עם כל המחלקות.

מנהל כספים עוסק בנושאים כלכליים וכספיים, כאשר פניו מופנות קדימה לעתיד. הוא אינו בהכרח מנהל חשבונות ו/או רואה החשבון של החברה.  במסגרת תפקידו הוא דואג לתוכניות עבודה, תזרים מזומנים, תמחיר, תקציב, קשר עם הבנקים, חוזים, ייעול מערכות, חסכון ועוד.

התועלת החשובה ביותר מתבטאת בעזרה צמודה לבעלי החברה ו/או המנכ"ל בתכנון הצעדים הבאים שלהם - הוא מהווה את הכתובת להתייעצות וכלי חשוב המסייע בקבלת החלטות עסקיות.

אם כן, למה לא לקחת מנהל כספים במשרה מלאה?

חברות רבות אינן מחזיקות מנהל כספים מנוסה במשרה מלאה. ואז המנכ"ל מקדיש זמן רב לניהול הכספים במקום להקדיש את זמנו ומרצו לנושאי הליבה של העסק, לקידומו ולפיתוח הזדמנויות עסקיות של העסק, או שניהול כספים מתבצע באופן לא מקצועי ושיטתי ואז החברה אינה ממקסמת את יכולתה להרוויח כסף  ומתקבלות החלטות לא מבוססות כלכלית.

בשני המצבים, הארגון לא מנצל את מלוא הפוטנציאל שלו לגדול, להתפתח ולהתרחב.

הפתרון  - מנהל כספים חיצוני במיקור חוץ, התורם בכך שהוא משחרר את המנכ"ל לעסוק בתחומים החשובים לקידום ושיפור העסק, המוצרים והשירות מחד, ומצד שני יביא לניהול טוב יותר ויעיל יותר של הכספים.
היתרונות המוכחים לחברה הם צמצום הוצאות וחסכון במשאבים ללא הוצאות קבועות, התחלת עבודה ומתן תוצאות מיידיות ללא צורך בהכשרת כוח אדם מקצועי, צמצום זמן תגובה, הגדרת תקציב ידוע מראש, תרומה מניסיונו המגוון לחברה.

למי מתאים מנהל כספים חיצוני?
חברות startup וחברות בתחילת הדרך - חברות אלו מוקמות על ידי אנשי טכנולוגיה ו/או אנשי שיווק. אין להם ידע וניסיון בניהול כספים. מצד שני, אין להם צורך במנהל כספים במשרה מלאה.
חברות קטנות / משפחתיות - חברות אלו קמו סביב איש אחד שהוא לב העסק. הוא עושה כמעט הכול. אבל, הוא לא מנצל את היתרון היחסי שלו- בייצור, מכירות, שיווק או כל דבר אחר. גם בחברה כזו, בד"כ אין עבודה למנהל כספים במשרה מלאה, אבל יש צורך בניהול כספים מקצועי.
"בעל הבית" צריך ורוצה להתייעץ עם מישהו, לדבר עם מומחה שיעזור לו בקבלת החלטות, שיעזור לו לבדוק את הדרך. אבל לקחת מנהל כספים במשרה מלאה - לא יעיל ולא כלכלי.
חברות ותיקות ומבוססות - גם חברות אשר מחזיקות מחלקת כספים ולעתים חשב במשרה מלאה יכולות להיעזר במנהל כספים חיצוני. מישהו חיצוני יכול לעזור בחשיבה, להביא נקודות מבט אחרות, לעזור למחלקת הכספים בהתבוננות מעבר לשוטף, לחשוב מחוץ לקופסה.

מה נכלל בהגדרת התפקיד של מנהל כספים חיצוני?
1. אחריות על מחלקת הכספים - בקרה על פעולות מנהלת החשבונות, מתן גיבוי בכל תחום הנהלת החשבונות, בקרה על נושא הדיווחים לרשויות השונות (מס הכנסה, ביטוח לאומי ומע"מ). עבודה מול רואה החשבון החיצוני של החברה, מישהו שידבר "בשפה" שלו ויתאם בינו לבין החברה, קיצור זמן הוצאת הדוחות הכספיים.
2. עבודה מול בנקים - הדיאלוג מול הבנקים הפך להיות מקצועי יותר ויש לדעת לדבר ב"שפה" של הבנקאים, החלטה על אסטרטגית מימון בנקאית, בניית תכנית מימון כוללת ועדכונה, הכנה של בקשות אשראי לבנקים והצגתם, דיווח שוטף לבנקים כדוגמת תוכן שעבוד שוטף. ניהול האשראי הבנקאי והתאמתו לצרכי האשראי של החברה. ביצוע עסקאות הגנה שימוש במקורות מימון חוץ בנקאיים קרנות וחברות פקטורינג.
3. ניהול תזרים מזומנים - אחריות על בניית התזרים וניהולו ברמה היומית, תוך תכנון של חודשיים שלושה קדימה. קביעת מדיניות אשראי ללקוחות בהתאם לרמת הסיכון, ניהול ובקרה על מערך התשלומים לספקים ומערך הגביה מלקוחות בחברה.
4. דיווח ובקרה - הפקת דוחות ניהוליים ודיווחים שוטפים להנהלה - דוחות כספיים (מאזן ורווח והפסד) ברמה חודשית, דוחות מיוחדים המאפיינים את פעילות החברה. בניית תקציב חודשי ושנתי ובחינתו לעומת הביצוע בפועל. דוחות תמחיר, בדיקות שירותים ומוצרים, ניתוח העלויות בפועל לכל שירות/מוצר. קבלת החלטה האם כדאי להמשיך למכור את השירות/מוצר ולאילו לקוחות. ניתוח מרכזי רווח.
5. פרויקטים מיוחדים נוספים - בדיקות כדאיות בעת השקעה ברכוש קבוע, כניסה לתחום חדש, רכישת רכבים או ליסינג, בדיקה כלכלית של עסקים לפני רכישה או מיזוג, חיסכון בעלויות - בחינת הסכמים שיפור תנאים מול ספקים שונים (ביטוחים, תקשורת וכד');

לראייתנו, מנהל כספים חיצוני משמש יד ימינו ואיש סודו של המנכ"ל בכל הנושאים הכספיים, משתתף פעיל בתהליך קבלת ההחלטות בחברה ומהווה זרוע ביצועית חשובה בקידום יעדי האירגון.